Lịch họp & sự kiện

Quy trình tổng quan

Một cuộc họp đi qua vòng đời khép kín: lập lịch → gửi thông báo mời (thành viên phản hồi tham dự hoặc uỷ quyền người thay thế) → điểm danh bằng QR động hoặc chạm thẻ NFC tại cửa → AI hỗ trợ soạn biên bản → thống kê tỷ lệ chuyên cần theo phòng ban.

Lịch họp & chi tiết cuộc họp

Lịch họp có 3 chế độ xem (ngày/tuần/tháng), một hộp tiêu điểm nổi bật hiển thị cuộc họp đang diễn ra kèm tiến độ điểm danh thời gian thực, và các cuộc họp được nhóm theo mức ưu tiên: đang diễn ra → hôm nay → ngày mai → sắp tới. Tại trang chi tiết mỗi cuộc họp, thành viên có thể xác nhận tham dự hoặc ủy quyền người khác đi thay, xem nhanh link họp trực tuyến (Zoom/Meet/Teams), theo dõi danh sách đại biểu theo trạng thái check-in, và tải tài liệu đính kèm.

Tạo & cấu hình cuộc họp

Khi tạo cuộc họp, người chủ trì có thể mời từng cá nhân hoặc mời theo phòng ban (đại diện hoặc cả phòng), thiết lập lịch lặp lại theo ngày/tuần/tháng, và tuỳ chỉnh "cửa sổ điểm danh" — khoảng thời gian trước và sau giờ họp mà đại biểu vẫn được tính là điểm danh hợp lệ.

Điểm danh bảo mật

Hệ thống hỗ trợ nhiều cách điểm danh:

• Mã QR động — hiển thị trên màn hình lớn, tự làm mới sau mỗi 30 giây kèm đếm ngược trực quan, được mã hoá để chống việc chụp ảnh gửi người khác quét hộ; đại biểu quét bằng camera điện thoại hoặc ngay trong ứng dụng MCP Connect.
• Chạm thẻ NFC — dành cho văn phòng có thiết bị đọc thẻ tại cửa ra vào, chỉ cần chạm thẻ nhân viên/học sinh là ghi nhận điểm danh tức thì.
• Quét khuôn mặt (Face ID) — dành cho các điểm check-in có camera nhận diện khuôn mặt, đại biểu chỉ cần đưa mặt vào khung hình là hệ thống tự nhận diện và ghi nhận điểm danh tức thì, không cần chạm thẻ hay quét mã.
• Điểm danh thủ công — khi đại biểu quên thẻ hoặc gặp sự cố, host/admin có thể tìm tên và ghi nhận trực tiếp trên màn hình điều hành.

Cuộc họp nối tiếp — tự kế thừa điểm danh

Với chuỗi cuộc họp liên quan trong cùng ngày (ví dụ họp phòng ban rồi họp toàn công ty ngay sau đó), khi tạo cuộc họp (không áp dụng cho lịch lặp lại) người chủ trì có thể bật tùy chọn "Cuộc họp nối tiếp" và chọn một cuộc họp nguồn cùng ngày, dự kiến kết thúc điểm danh trước giờ họp này bắt đầu. Sau khi cửa sổ điểm danh của cuộc họp nguồn kết thúc, hệ thống tự động ghi nhận có mặt cho những người đã điểm danh (có mặt hoặc trễ) ở cuộc họp nguồn — không cần quét thẻ/quét mã lại.

• Chỉ áp dụng cho người đã được mời ở cả hai cuộc họp — không tự thêm người tham dự mới vào cuộc họp nối tiếp.
• Việc kế thừa diễn ra tự động sau khi cuộc họp nguồn kết thúc điểm danh, không phải ngay khi bạn lưu cuộc họp.

Trong báo cáo và phòng họp, các lượt điểm danh kế thừa kiểu này được đánh dấu riêng là "Tự động (kế thừa)" để phân biệt với điểm danh trực tiếp.

Thông báo & nhắc nhở

Hệ thống tự động gửi thông báo cho các mốc quan trọng: mời họp mới, thay đổi lịch, cuộc họp sắp/đang diễn ra, kết thúc, bị huỷ, có tài liệu mới, hay điểm danh thành công — qua cả ứng dụng, Zalo OA và email. Nhắc nhở theo lịch (ví dụ trước 5 hay 15 phút) được gửi tự động qua cả 3 kênh cùng lúc.

Biên bản họp bằng AI

Sau khi họp, người chủ trì có thể tạo biên bản theo nhiều cách: ghi âm trực tiếp ngay trong ứng dụng, dùng file ghi âm từ Google Drive, dán văn bản ghi chú để AI sắp xếp lại, hoặc tải lên tệp biên bản có sẵn (.docx/.pdf). AI (Gemini) sẽ chuyển giọng nói thành văn bản và tóm tắt thành biên bản hoàn chỉnh. Biên bản đi qua quy trình duyệt rõ ràng: Bản nháp → Chờ phê duyệt → Đã công bố (chỉ quản trị viên tổ chức mới có quyền công bố hoặc thu hồi), sau đó có thể xuất file Word hoặc PDF theo mẫu riêng của tổ chức.

Đồng bộ lịch

Lịch họp đồng bộ hai chiều thời gian thực với Google Calendar cá nhân (mọi thay đổi giờ, địa điểm hay huỷ lịch đều cập nhật ngay), có nút "Thêm nhanh vào Google Calendar" chỉ 1 chạm, và hỗ trợ liên kết iCal cho Apple Calendar hay Outlook.